У роботі нотаріуса немає дрібниць. Усі деталі — від підготовки документів до комунікації з клієнтами — мають значення. Але нотаріус не працює наодинці. У повсякденній практиці йому допомагає фахівець, про роль якого відомо не всім — помічник нотаріуса. Хто ця людина, які її обов’язки та чому без неї неможлива ефективна робота нотаріальної контори?
Хто такий помічник нотаріуса?
Помічник нотаріуса — це не секретар і не адміністратор. Це кваліфікований працівник, зазвичай з юридичною освітою, який здійснює технічну та правову підтримку нотаріуса в його щоденній діяльності. Його робота включає як роботу з документами, так і спілкування з клієнтами, підготовку проєктів правочинів і аналіз правовстановлюючих матеріалів.
Хоча помічник не має права самостійно вчиняти нотаріальні дії, він є важливою частиною всієї нотаріальної процедури.
Основні функції помічника нотаріуса
На відміну від нотаріуса, його помічник не має визначених законом функцій, але виходячи із практики роботи, можна стверджувати, що як правило, помічники нотаріуса займаються наступним.
1. Підготовка документів. Помічник готує проєкти договорів, заповітів, довіреностей, спадкових заяв та інших документів. Його завдання — правильно оформити текст згідно з чинним законодавством, з урахуванням побажань клієнта та правових норм.
2. Перевірка документів. Перед тим як нотаріус засвідчить документ, помічник перевіряє правовстановлюючі матеріали — свідоцтва, паспорти, витяги з реєстрів. Це зменшує ризик юридичних помилок і шахрайства.
3. Комунікація з клієнтами. Помічник першою зустрічає клієнта в офісі нотаріуса. Вона (або він) відповідає на запитання, приймає документи, пояснює порядок оформлення та попереджає про терміни. Саме від уважності та компетентності помічника залежить перше враження клієнта про нотаріальну контору.
4. Правова аналітика. У складніших ситуаціях помічник допомагає вивчити зміст справи, перевірити відповідність документів чинному законодавству, знайти прецеденти або сформулювати оптимальні рішення в межах компетенції.
5. Технічна підтримка. Робота з реєстрами, сканування, копіювання, архівація — це щоденна рутина, яка не менш важлива за юридичну частину. Помічник забезпечує збереження документів і порядок в обігу інформації.
Яка освіта потрібна для роботи помічником нотаріуса?
Хоча закон прямо не зобов’язує мати диплом юриста для роботи помічником, на практиці більшість роботодавців вимагають саме юридичну освіту. Бажано також мати досвід у сфері права або адміністративної роботи. Помічник повинен знати:
- цивільне та спадкове законодавство;
- основи нотаріального процесу;
- правила документообігу та діловодства;
- структуру та логіку правових документів.
Чим відрізняється помічник нотаріуса від секретаря?
У нотаріальній конторі чітко розділені обов’язки. Секретар або адміністратор — це зазвичай особа, яка займається виключно організаційними питаннями (графік, дзвінки, прийом клієнтів).
Натомість помічник нотаріуса має безпосереднє відношення до всіх етапів оформлення справи — від першого звернення клієнта до передачі підписаних документів. Його роль — техніко-правова, і саме він дозволяє нотаріусу зосередитися на ключових рішеннях.
Нотаріус — це гарант законності, але без ефективної роботи помічника ця функція була б складнішою. Саме помічник нотаріуса забезпечує швидкість, точність і організованість усіх нотаріальних дій. Його роль — не формальна, а функціонально важлива.